Cómo hacer crecer tu academia de idiomas

Aunque hayas planeado cada detalle con cuidado y creas que todo está a punto, será cuando finalmente abras las puertas el momento en el cual verás los verdaderos resultados de todo tu esfuerzo. Este es el momento perfecto para sentarte, analizar tu estrategia y centrarte en aumentar el número de matrículas, porque los asientos vacíos en tus aulas y los huecos en tus horarios de clases son ingresos y beneficios que se pierden.

Así que dediquemos algo tiempo a analizar algunos de los aspectos cruciales sobre cómo hacer crecer una academia de idiomas.

1. Reflexiona sobre lo que hace única a tu academia.

Comencemos con lo básico: en primer lugar, ¿por qué tienes estudiantes? En la jerga de ventas y marketing, esto se llama tu «Propuesta Única de Valor» o PUV. En lenguaje cotidiano, esto es lo que hace que tu negocio sea diferente o único respecto a los demás. ¿Por qué los estudiantes eligen tu academia cuando hay varias opciones disponibles?

Algunas de las características que podrían destacarse son:

• Precios competitivos
• Aulas inteligentes
• Calidad de enseñanza
• Grupos más pequeños
• Excelentes instalaciones
• Mejores resultados en los exámenes
• Ubicación

Para descubrir qué hace que tu academia destaque entre la competencia, podrías hablar con los estudiantes a quienes enseñas actualmente. Recopila información acerca de: qué los llevó a elegir tu academia y qué es lo que más les gusta de tus programas de enseñanza. Puedes hacerlo utilizando el Módulo de Encuestas de SchoolMate, que te proporciona retroalimentación anónima, o en entrevistas, y luego utiliza estos comentarios como testimonios en las redes sociales y en el sitio web de tu academia para mostrar razones convincentes de por qué tu academia es mejor que las demás y por qué es la elección correcta.

2. Aumentar la Tasa de Retención

Siempre es mucho más fácil y menos costoso retener a los estudiantes que encontrar y matricular estudiantes nuevos. Siempre tendrás estudiantes que alcancen sus metas en el idioma y dejen de estudiar, por lo que nunca llegarás al 100% en la tasa de retención, pero el objetivo es aumentar la retención de estudiantes que continúan estudiando.

• Comunícate.

La forma más fácil de retener a los estudiantes es comunicarse con ellos y hacer que se sientan parte de un entorno escolar. Mantén a tus estudiantes al tanto de lo que está sucediendo en tu academia y por qué tu academia es la mejor para ellos. Si disfrutan de sus experiencias en tu academia, no solo se quedarán, sino que también te promocionarán entre sus amigos. Las recomendaciones de boca a boca facilitan y abaratan considerablemente la incorporación de nuevos estudiantes.

• Utiliza los Datos para estar Alerta.

Identifica a los estudiantes con niveles bajos de asistencia y descubre por qué. ¿Es porque el nivel de la clase es incorrecto o los horarios de las clases no son adecuados para ellos? Tal vez el profesor no está cumpliendo con sus expectativas y necesidades. Pregúntales, demuéstrales que te importan y resuelve los problemas desde la base.

• Recopila información y proporciona retroalimentación.

Utiliza el módulo de encuestas de SchoolMate para recopilar opiniones, percepciones y retroalimentación valiosa de estudiantes y padres sobre cómo valoran tu academia y su nivel de satisfacción. Puedes llevar a cabo estas encuestas en varias ocasiones a lo largo del año escolar para medir diferentes aspectos del rendimiento de tu academia.

Al recopilar testimonios de tus estudiantes y publicarlos en el sitio web de tu academia, estás brindando a tu audiencia potencial una visión de cómo:

• Tratas a los estudiantes.
• Lo acogedora y diversa que es tu academia.
• Cuán capacitado está tu personal.
• Lo bien administrada que está tu academia.

Además de observar a los profesores y proporcionarles tu evaluación sobre sus habilidades de enseñanza, puedes compartir con ellos las evaluaciones generales de sus estudiantes para ayudarles a satisfacer las necesidades y expectativas de sus alumnos.

3. Aumentar las Matriculaciones

Hay dos formas de abordar esto: en primer lugar, aumentar el número de estudiantes en los cursos que tienes actualmente y, en segundo lugar, buscar nuevos tipos de cursos para atraer nuevos estudiantes potenciales.

Cuando estás pensando en  cómo hacer crecer tu academia de idiomas, es necesario realizar investigaciones de mercado. Esto no solo te permite entender mejor a tus estudiantes actuales, sino también a los potenciales. Es importante obtener información sobre tu mercado objetivo y conocer sus necesidades. De esa manera, puedes ver cómo tu academia puede crecer y adaptarse para satisfacer esas necesidades.

Para ampliar el número de estudiantes existentes, necesitarás analizar y conocer exactamente quiénes son:

• Perfil del estudiante: edad, antecedentes, motivación.
• Razones por las que se han inscrito en tu academia.
• ¿Qué hace atractiva tu academia para ellos: es la ubicación, las instalaciones, los precios o la reputación?

Hazte la pregunta: ¿Qué puedo hacer para aumentar la inscripción de estudiantes en mi academia? Al responder a estas preguntas específicas, podrás incrementar tu número de estudiantes y hacer que tus cursos sean más rentables.

• Nuevos programas, nuevos estudiantes.

Lo mejor que puedes hacer cuando se trata de nuevos programas es identificar y expandirte a nuevos mercados que atiendan perfiles diferentes a los estudiantes que ya tienes. Nuevos planes de estudio pueden atraer a nuevos estudiantes y ayudar a que tu academia crezca.

• Negocios locales: tal vez tu academia está en una zona con muchos turistas. ¿Por qué no ofrecer cursos cortos de idiomas a hoteles y restaurantes locales centrados en el sector servicios?
• Empresas locales: tal vez haya empresas locales a las que puedas ofrecer cursos de idiomas con fines específicos: inglés telefónico, ventas y presentaciones.
• ¿Hay colegios locales a los que puedas proporcionar profesores de idiomas? No es muy rentable, pero es una buena manera de dar a conocer tu academia.
• Cursos online: podrías expandir tus cursos actuales en línea y ofrecer tus propios cursos de idiomas a través de Zoom.

Ejemplos que hemos visto de usuarios de SchoolMate que responden a las necesidades de los estudiantes existentes y crean nuevos mercados, incluyen:

• Una academia en una zona con una gran población musulmana ofreció clases solo para mujeres, ya que culturalmente no se sienten cómodas estudiando en aulas mixtas.
• Otra academia que enseñaba principalmente a niños y adolescentes descubrió que las personas mayores eran reacias a unirse a estas clases. Así que crearon clases para mayores de 40.
• Otra academia que tenía las tardes libres en su horario de enseñanza ofreció clases de idiomas para madres y sus bebés.

No debería ser demasiado difícil pensar en algunas áreas de enseñanza con las que podrías experimentar con poco o ningún coste.

• Incentivar al Personal

Puedes involucrar a tu personal compartiendo tus éxitos con ellos. Establece metas de matriculaciones razonablemente alcanzables que, una vez alcanzadas, compensen a los empleados con un bono. Si tu academia es lo suficientemente grande como para tener a alguien encargado de vender de manera proactiva, por ejemplo, a empresas locales, entonces un sistema de recompensas es un gran estímulo.

4. Mejora tu Servicio de Atención al Cliente.

Lo que destaca a tu academia de idiomas como un lugar que se preocupa por las necesidades de los estudiantes es proporcionar una experiencia positiva y memorable para el cliente. Es esencial que tengas un servicio de atención al cliente confiable, que todo el personal lo comprenda y lo utilice de forma correcta:

• El plan de flujo de trabajo en tu academia: ¿quién realiza, qué y cuándo?
• Asegúrate de que tu personal de oficina conozca todos los cursos y otros productos que vendes, para que puedan proporcionar una experiencia positiva a tus estudiantes y clientes potenciales, y vender el valor de la academia.
• Sé siempre educado, servicial y profesional.
• Comprométete a responder y cúmplelo.

Los profesores también son parte del servicio al cliente y deberían saber qué hacer si sienten que un estudiante tiene problemas o inquietudes en una clase.

• Concéntrate en realizar informes.

Como parte del trato con los estudiantes y los posibles estudiantes, tu recepción debería recopilar datos que puedas utilizar a tu favor para tomar decisiones informadas sobre cómo llegar a nuevos estudiantes.

• ¿Sabes de dónde provienen la mayoría de las consultas para las clases: recomendaciones, internet, folletos?
• ¿Sabes cuál es tu tasa de conversión entre la consulta y la matrícula?
• ¿Sabes cuáles son las principales razones por las que no se matricularon: horarios, precio?

Deberías hacerte todas estas preguntas, y algunas más, para ver dónde puedes mejorar tus tasas de retención y conversión.

5. Desarrollar una Estrategia de Redes Sociales / Publicidad en Redes Sociales.

Lamentablemente, muchos directores de academias de idiomas, especialmente si comenzaron como profesores, tienden a centrarse en el plan de estudios y las clases. Aunque esto es muy importante para satisfacer las necesidades de los estudiantes y garantizar la calidad de la enseñanza, descuidan algunos de los aspectos cruciales que ayudan a que una academia de idiomas avance.

Hoy en día, las redes sociales son una de las formas más poderosas de comercializar tu negocio. Una estrategia en las redes sociales es un plan de acción para utilizar plataformas como Instagram, YouTube, TikTok y Facebook. Si utilizas las redes sociales adecuadamente, pueden desempeñar un papel fundamental en el aumento de la captación de estudiantes. Además, pueden aumentar la visibilidad de tu academia de idiomas y tus cursos, dar a conocer tu nombre y animar a los clientes potenciales a considerar tu academia como su mejor opción.

Estos son algunos pasos para crear una estrategia en las redes sociales:

1. Define tus objetivos: ¿Qué deseas lograr con tu presencia en redes sociales? Por ejemplo, aumentar la visibilidad de tu academia, dirigir tráfico a tu sitio web o generar clientes potenciales.
2. Identifica a tu audiencia objetivo: ¿A quién estás tratando de llegar a través de las redes sociales? Comprender a tu audiencia te ayudará a determinar qué plataformas utilizar y qué tipo de contenido crear.
3. Investiga a tus competidores: Observa lo que están haciendo otras academias en redes sociales. Mira qué les está funcionando y qué no.
4. Elige tus plataformas: Según tu audiencia y objetivos, elige las plataformas de redes sociales más relevantes para tus posibles estudiantes. Puede que desees usar diferentes plataformas dependiendo de los grupos de edad e intereses.
5. Desarrolla un calendario de contenido: Planifica el contenido que publicarás en cada plataforma, incluyendo texto, imágenes y videos. Coordínalo con tu año escolar y los mejores momentos para aumentar las matriculaciones y generar clientes potenciales. Asegúrate de que tu contenido se alinee con tu marca y esté adaptado a tu audiencia.
6. Mide y evalúa: Utiliza herramientas de análisis para hacer un seguimiento del rendimiento en redes sociales y realiza ajustes en tu estrategia según sea necesario.
7. Sé consistente: Mantén la consistencia en tu programación de publicaciones y en el mensaje de tu marca en todas las plataformas de redes sociales.
8. Capta la atención de tu audiencia: Responde a comentarios, mensajes y reseñas de manera oportuna, y utiliza herramientas de escucha social para monitorear y unirte a conversaciones relevantes sobre tu academia o la industria de la enseñanza de idiomas.

Una buena estrategia de redes sociales debe ser dinámica y flexible, ya que el panorama de las redes sociales cambia constantemente y tus objetivos comerciales pueden cambiar con el tiempo.

6. Utilizar el Marketing por Correo Electrónico.

El uso de campañas de correo electrónico puede ayudarte a estar seguro de que tu academia permanezca en la mente de tus clientes. También es una excelente manera de guiar a los estudiantes actuales y potenciales a través de tu embudo de ventas.

Hay una amplia gama de herramientas de marketing por correo electrónico con versiones gratuitas y premium entre las que puedes elegir. El costo de las versiones premium es muy bajo, e invertir en estas versiones vale la pena.

¿Cuáles son algunas sugerencias de marketing por correo electrónico que podrían ser efectivas para las escuelas?

• Atrae la atención del lector rápidamente con el asunto del correo electrónico.
• Utiliza elementos visuales llamativos: Incluye imágenes atractivas en tus correos electrónicos para captar la atención del lector y hacer que tu mensaje destaque.
• Personaliza tus correos electrónicos utilizando la identidad visual de tu academia (logotipo, fuentes, colores) y dirígete a los destinatarios por su nombre.
• Haz que tus correos electrónicos sean compatibles con dispositivos móviles: Asegúrate de que tus correos electrónicos estén optimizados para dispositivos móviles, ya que la mayoría de las personas abren los correos electrónicos en sus teléfonos inteligentes.
• Mantén tus correos electrónicos cortos y directos: Asegúrate de que tus correos electrónicos sean fáciles de leer y entender, y no abrumes al lector con demasiada información.
• Segmenta tu lista de correos electrónicos: hazlo según los intereses y preferencias de tus suscriptores.
• Incluye una llamada a la acción clara: Deja claro lo que deseas que el destinatario haga, después de leer tu correo electrónico.
• Prueba y analiza tus campañas: Sigue el rendimiento de tus campañas de correo electrónico y utiliza los datos para mejorar tus esfuerzos futuros.

7. Presta atención a la página Web de tu academia.

Tu página web es un elemento importante en la cantidad de consultas que recibe tu academia de idiomas. Las primeras impresiones son importantes, ya que pueden convertir a los clientes potenciales o alejarlos para siempre. Haz que el sitio web de tu academia sea fácil de usar, claro e interesante, con un buen diseño y contenido de calidad.

Un marketing efectivo implica invertir en un sitio web bien diseñado para tu academia y hacerlo visualmente atractivo para tus lectores.

• Asegúrate de contratar a un desarrollador web profesional, si no sabes cómo hacerlo tú mismo.
• Asegúrate de que tu sitio web sea fácil de navegar y se cargue rápidamente, sea visualmente atractivo y sea compatible con dispositivos móviles.
• Asegúrate de que haya varias llamadas a la acción (CTA). Una CTA es una indicación al visitante para animarlo a tomar algún tipo de acción, como «llámanos ahora», «programa una visita a nuestra academia», «suscríbete a nuestro boletín» o «verifica tu nivel de idioma con nuestro test online».
• Asegúrate de que en tu página web se muestre tu propuesta de valor única.
• Incluye testimonios o experiencias.
• Considera agregar un video promocional que muestre claramente lo que representa tu academia.
• Crea perfiles de profesores con fotos donde puedan presentarse con un breve resumen de su carrera/vida, mencionar sus hobbies y un dato interesante sobre ellos.
• Asegúrate de incluir una página de contacto que permita recopilar fácilmente los datos del interesado, sus áreas de interés y cómo supieron de ti.
• Incluye enlaces de tus redes sociales en tu sitio web.
• Haz que tus datos de contacto sean visibles en tu sitio web.
• Quizás podrías incluir un mapa que muestre tu ubicación exacta, fotos de tu edificio y detalles sobre cómo llegar en coche, transporte público, etc.

Deja una impresión buena y duradera, en las personas que se ponen en contacto con tu academia por primera vez, al alinear tu sitio web con la cultura de la academia.

8. Optimiza tu sitio web para los motores de búsqueda.

Quieres que tu nombre aparezca en las primeras páginas de Google cuando las personas busquen en Internet posibles academias. Para lograr esto, es necesario optimizar tu sitio web mediante lo que se llama Optimización para Motores de Búsqueda (SEO). El SEO ayuda a que tu público objetivo descubra tu sitio web rápidamente y lo coloca en una posición competitiva en la página de resultados.

Aquí tienes algunos pasos para optimizar tu página web en los motores de búsqueda mediante SEO:

1. Realiza una investigación de palabras clave para identificar términos y frases relevantes para tu sitio web.
2. Optimiza el contenido y las meta-etiquetas (título y descripción) de tu sitio web para incluir estas palabras clave.
3. Mejora la estructura y la navegación del sitio para facilitar a los motores de búsqueda el rastreo e indexación de tu página.
4. Genera enlaces entrantes (backlinks) hacia tu sitio web desde otros sitios relevantes y de buena reputación.
5. Supervisa el rendimiento de tu sitio web y realiza ajustes según sea necesario para mejorar su posicionamiento y atraer más tráfico.
6. Asegúrate de que el sitio web sea compatible con dispositivos móviles y tenga una velocidad de carga rápida.
7. Utiliza un mapa del sitio para ayudar a los motores de búsqueda a comprender el contenido de tu sitio.
8. Crea contenido original y único de forma regular.

El SEO es una estrategia importante a largo plazo, y los resultados pueden no ser inmediatos. Si sientes que ya tienes suficientes responsabilidades en la administración de tu academia, considera la posibilidad de contratar a alguien para que dedique unas horas cada mes a actualizar y revisar tu sitio. Hay muchos trabajadores (freelancers) dispuestos a asumir tareas como esta, y Upwork es un buen lugar para encontrar expertos en SEO.

El objetivo de este artículo es ayudarte a ganar más confianza en lo que estás haciendo y animarte a expandir tu negocio con éxito. Ya sea que desees aumentar la matriculación de estudiantes o la situación general de tu academia, esperamos que estos pasos prácticos te ayuden a hacer crecer tu academia de manera efectiva.