Dirigir una escuela de idiomas en España implica equilibrar educación, administración y obligaciones legales. Uno de los requisitos más complejos en los últimos años ha sido el registro de la jornada laboral. Desde 2019, la ley española obliga a todos los empleadores a llevar un registro diario de las horas de entrada y salida de cada empleado —administrativos, profesores, tanto a tiempo completo como parcial.
Hasta ahora, muchas escuelas han ido tirando con soluciones improvisadas: aplicaciones de control horario de pago para el personal de oficina, y hojas de Excel o PDFs firmados para los profesores.
Pero este enfoque no será suficiente por mucho más tiempo. A partir de 2026, los registros deberán ser totalmente digitales, infalsificables y almacenados de forma segura durante 4 años. Para muchas escuelas, esto supondrá nuevos costes de software —a menudo entre 4 € y 6 € por empleado al mes— en un momento en que los presupuestos ya son ajustados.
Por eso estamos encantados de presentar una solución: una nueva funcionalidad integrada de registro horario en SchoolMate, diseñada específicamente para escuelas de idiomas. ¿Y lo mejor? Es completamente gratuita para todos los usuarios de SchoolMate.
Por qué es importante
Tranquilidad legal
Nuestro sistema de control horario registra horas de inicio y fin, además de pausas y otras ausencias, en cumplimiento con la legislación laboral española. Los registros se almacenan de forma segura durante 4 años, listos para cualquier inspección.
Diseñado para escuelas
Los administrativos pueden fichar la entrada y salida según sus horarios fijos.
Las horas de los profesores se extraen directamente de sus calendarios de clases, incluso con horarios irregulares.
Los días de descanso y los no programados se pueden añadir y marcar claramente para evitar confusiones en inspecciones.
Ubicación sin complicaciones
Las ubicaciones de las clases se obtienen automáticamente del calendario del profesor y registran dónde se impartió cada clase —ya sea en la escuela, en la empresa de un cliente o en línea—. Así el cumplimiento es sencillo y no se pierde tiempo del profesor.
Ausencias fáciles de gestionar
Las ausencias se pueden añadir fácilmente y diferenciar entre justificadas (baja médica, citas) y días no programados. Esto evita dudas sobre si un día en blanco significa falta de datos: todo queda claro de un vistazo.
Sin coste adicional
A diferencia de muchas herramientas de cumplimiento normativo, hemos añadido esta función como característica estándar para todas las escuelas que usan nuestro sistema. Porque creemos que cumplir con la ley no debe ser un extra de pago.
Cómo funciona
Al final de cada mes, generar informes de control horario requiere solo unos clics. Los administradores y profesores inician sesión en su cuenta de SchoolMate para ver y descargar su parte de horas mensual.
Cada empleado puede aprobar o rechazar su parte de horas:
Si se aprueba, el registro se bloquea y se almacena.
Si se rechaza, la parte de horas se puede actualizar y reenviar para su aprobación.
Cada acción —aprobación, rechazo o cambio— genera una notificación automática por correo electrónico y crea un registro permanente e inalterable para máxima transparencia.
Todas las partes de horas permanecen almacenadas de forma segura y accesibles, ofreciendo a las escuelas un archivo completo de registros durante todos los años necesarios —siempre listas para una inspección.